こんにちわたいらです。

表題にある通り、先日ExcelとWord、PowerPointの使い分けについて

ご質問をいただいたので回答しようと思います。

その場で答えようと努力したのですが面倒だったので笑

かなり初歩的な内容ですので私より事務スキル高い人は読まないでください。

お願いだから読まないでください。

私はマニュアルを始めとした資料をクライアントに納品しているのですが、

基本的にはExcelを使用することが多いです。スプレッドシートも含めて。

ただし情報量が少なくて良い場合、アイキャッチでズドンってしたい場合は

PowerPointを使用することもあります。

テキストベースの読み物にしたければWordというところでしょうかね。

もちろん先方の都合があれば最優先します。

しまった、もう書くことが無い。

そんなものに負けてたまるかと今宿命ってやつをかざしーてー

あばーれーだーあーーーーーす（hiC）

ここを少しだけ太さを持った上品なミックスボイスで発生できるかが肝要です。

私はどうしても張ってしまいがちなのでマイクを離してごまかします。

日に日にミックスボイスという言葉が嫌いになってきています。

おっと、少しだけ話がそれてしまいましたね。

しぶしぶ本題に戻りましょう。

なぜ基本的にExcelで資料作成することが多いかというと、

私のスキルでは最も自由度が高く、扱い慣れているからというだけです。

提案書とかお客様にお見せする場合においても、

A4縦1枚にどれだけの情報量をわかりやすく詰め込めるかが腕の見せ所です。

と勝手に思っています。

このような場合、一般的にはPowerPointを使用される方も多いかと思いますが

枚数がかさばるし提案そのものもまどろっこしくなりがちなんですよね。

仮にマニュアル作成代行をPowerPointで提案するとしましょうか。

• P1：表紙「〇〇様 マニュアル作成のご提案」
• P2：目次
• P3：弊社事業内容のご紹介
• P4：導入事例
• P5：御社の現状分析、問題点と改善案
• P6：基本的な考え方
• P7：具体的な方法論
• P8：スケジュール感の提案
• P9：要件、お見積り概算
• P10：おわりに（お礼、連絡先）

決して盛ってるわけじゃなくて実際このくらいでないとカッコつかないんですよ。

ExcelのA4縦イチだとP1~P4くらいまで不要。たぶん先方興味ない。

挨拶を含めて冒頭3行くらいのテキストで言いたいことをざっくりまとめちゃいます。

P5でちょっとした表っぽく見せてドキュメント風味を醸し出します。

P6はテキスト + セルを塗りつぶして刺さるフレーズを強調。

P7はP8と一緒にしてドキュメント差し込み

P9テキスト1行+表、P10で2行。以上終了。

何かしらバックデータが必要な場合は別添。

おそらくWordでも同じことできるでしょうが、

頭出しを揃えたり、小さい表を差し込んだりするときにExcelの方が楽ちん。

加えてWordだと個性が出にくいんですよね。

初めての方にちょっとでいいから新鮮さを感じてもらいたいのと

あーたいらの資料ってこんなんだよねーってホッとしてもらいたい笑

マニュアル作成そのものにおいてどのツールが最適かという話になると

これまた話が違ってきます。

自身がリバイス、管理を続けさせていただけるのであれば

一定量以上の情報の場合、単純に自分の慣れているExcel使います。

帳票類やチェックシートを差し込むことも多いので。

ただし納品してsay good-byeする場合もあるので、

その場合は先方の担当者が使い慣れているツールで、

リバイスに係る手間を最小限に抑えられるよう取り計らいます。

あの、勘違いしないでくださいね？

納品してトンズラこくのがお前のやり方か！と。

そうじゃなくてマニュアルはクライアントの財産にしてもらいたいので

先方の中で更なるブラッシュアップをかけていける状態が望ましいわけです。

ただし発生ベースや定期的にメンテナンスをさせていただけるのなら

私もお仕事なのでシメシメってなりますよそりゃ。

実は今Wordでの納品をご所望されておりまして

最新ver.のWordに四苦八苦しているのは内緒です。

がんばゆ

でわでわ

こんにちわたいらです。

ほんっとコロナコロナうるせぇ・・・

個人で働いている私のところにもコロナウイルスの影響が来てしまいました。

仕事がスケジュール通り進められなくなってきております。

といっても私もありがたーいクライアント様に恨みを持っているわけではなくて

過度な自粛ムードを作り上げたメディアだったり、

マスクやトイレットペーパーを買うために3時間ドラッグストアに並んで

見ず知らずの情弱達と濃厚接触している情弱達にがっかりしております。

特にテレビから垂れ流しになっている情報を断片的に鵜呑みにしている人達は

自分でできる限り正確な情報を探り出すという作業を一度でいいからやってもらいたい。

せめて厚労省のQ&Aくらいには目を通して欲しいです。

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/kenkou_iryou/dengue_fever_qa_00001.html

で、オリンピックは中止にした方がいいんじゃないかとか

卒業式もやらないべきだとかかわいそうだとか。

もうおなかいっぱいですよ。

大丈夫、あなたより知識と判断力がある人がちゃんと考えてくれるから。

いやそういったことを話題に取り上げることは全然構わないんだけど

にわかの知識で他人を巻き込もうとする人はあかん。

で、華麗に話題を自分の畑に引き釣りこんでいくわけですけれども。

今回はサービス業がメインでお話を進めていきます。

居酒屋さんの店員を例に挙げてみましょう。

どうやって店員さんの人事的評価がなされていると思いますか？

はい、一般的には店舗責任者の独断です。

ここでどういった問題が生じてくると思いますか？

はい、基本的には店舗責任者の偏見です。

お気に入りの女の子や、ある程度評価しとかないと面倒な声でかいヤツ。

こういったスタッフを評価していると、今度は黙って献身的に働いていたスタッフが

やめるやめる詐欺をはじめたり、実際やめたり。

もう何万回もこんな光景を目の当たりにしてきました。ほんとは71回ですけど。

じゃあ居酒屋の店員はどのようにして評価されるべきなのでしょうか。

私なりの答えはたったの3点。

①業務の質、②業務のスピード、③職場環境改善への貢献度。

①②に関しては質の高いマニュアルによって一定程度客観的かつ相対的評価が可能です。

じゃあ③はどうするのかってところなんですが、

サンクスカード、敬い文とかってワードを聞いたことないですか？

よく老舗のコンサル会社とかが売り物にしてくるやつなんですけど、

スタッフからスタッフへ感謝の手紙をしたためる制度です。

一緒に働いている人から「ありがとう」の手紙をもらうのはうれしいことですし

モチベーションにもつながる良い制度だとは思うんです。

ただしまぁすぐに形骸化するんですよ。書くのに時間かかるし。

ノルマを設定するにしても罰則規定まで設けるのかって話で。

はい、③の答え。秘密。笑

ヒントはポイント化です。ほぼ答えです。

ただしポイントの持たせ方や使い方には一定の配慮が必要です。

部下に上司を評価させるという視点も持っておいた方が良いです。

ご相談等あれば下記まで

こんにちわたいらです。

昨今RPAやAIといったテクノロジーの発展により

かつて当たり前だった仕事が奪われていくという趣旨の情報をよく目にします。

当然のことながら仕事の内容によってそのリスクや変革スピードには

バラつきがあるはずので大してロボットに詳しくもないサービス業出身の私が

恥をさらけ出してそこらへんを予測してみたいと思います。

当然のことながら頭を使う仕事、クリエイティブな仕事に関しては

彼らが追い付いてくる時期が比較的遠いでしょう。知らんけど。

一方で単純作業であったり危険な作業であったりというのは

生産性に応じて比較的優先的にロボットに淘汰されていきます。知らんけど。

2018年だったかな、RPAに関する展覧会兼セミナーみたいなのに言った際、

すでにテンプレートにはめ込める事務作業については

AIに丸投げできるようなシステムが出来上がっていました。

例えば会計業務

実際に多くの企業でいまだにやっていると思うのですが

会計ソフトから実績数値をcsvで吐き出してExcelの資料に貼り付ける、

で分かりやすい科目の中分類くらいにまでまとめて速報数値として共有する。とか。

領収書、請求書の処理や、小払いの現金精算。とか。

ここまでの一連の作業はすでにやってくれるロボットがいます。

はい、簿記2級レベルくらいの人ならもうイチコロ。

ただしまだまだコストが割高で、手順をロボットに入力する手間とスキル、

それにハメ込むための社内規定や決裁ルートの整理が大変だな、と実感しました。

それらをアウトソースするにしても手間やコスト面のメリットが大差ないなら

本末転倒になってしまいますからね。

末端まで普及するのはもう少し先かな、と思いながらも

10年、20年先ではないな、という感じもいたしました。

分かりやすくするために会計業務に限定してみたものの、

広く言われている一般事務、一般管理業務みたいな仕事は総じて同様です。

受付業務、インフォメーションなんかも最近はタブレットだったりしますもんね。

運転手

これはかなり優先度が高く時期も近いのでは。

もちろん自動操縦の開発スピードとコスト、法整備次第ですが。

今若者が最も志すべきではない職業なように思います。

タクシー、バス、トラック、全部です。

高所作業員、とび職、解体屋

これらもきっと優先的にロボットが開発されていくでしょう。知らんけど。

比較的危険が多く賃金も高水準であることから

経営目線からするとロボットに大きな期待を寄せているはずです。

一部の建築特殊技能に関しては文化として残って欲しいという希望はありますが・・・

土壁とか、殴り彫りとか、釘ビス使わない系工法とか。

小売業

流れは完全にeコマースですよね。店舗そのものの存在価値が薄れてきてる。

流通と受取面の壁はありますがそこらへんがクリアされてくると

いよいよもって販売員、レジ打ちといった職種は必要なくなっていくのでは。

飲食業

もう我慢できん。これの為の前振りでした。一応専門ですから。

ざっくり言うとファストフードやチェーンオペレーションの飲食店なんかは

かなり必要要員数が減ってくるかと考えています。

ただし衛生環境保持やメニューの多様性を維持するにはゼロにはならない。

また、職業調理人を抱えるような業態においては

ロボットに取って変わられるのはまだまだ先になるのでは、と考えています。

高齢者、高所得者ほど細かいオーダーが発生しますし。

いろいろと雑多に考察してみましたが、結局のところ

流通、運搬の面においての技術革新待ちな感じはありますね。

当該業務に現在従事している方々にとっては残酷かもしれないですが

近い将来実際に起こること請け合いのイノベーションです。

特に若い方々においてはそれらから目を背けるのではなく、

その道を極めてロボットに教えられるレベルのノウハウを身に付けるのか

他で活きるスキルや副業を膨らませておくのか

将来を見据えた仕込みが必要になってくると思います。

で、私の稼業としているマニュアル作成についてなんですが、

マニュアル化できてない業務をロボットに落とし込めるわけないんですよ。

物事を決める、動作を決定する情報の物差しがないとロボットはパニック。

今現場の個人レベルで様々な、柔軟なジャッジをしている業種ほど

来るべき時に備えてマニュアルを整備しておかなければならないと考えています。

忙しくなりそうだぜ

そんなでもないけど(´・ω・`)

でわでわ

こんにちわたいらです。

こないだプラーっとYouTubeを徘徊していたら

中田敦彦さんがマニュアルの重要性を説いていました。

は少し角度が違う部分もあるのですが

蓄積したノウハウや知識を可視化して企業やチーム内で共有することで

業務を均質化し、強固な組織づくりを目指しましょうという点で一致。

表現は私が勝手に変えてますけども笑

中田さんは自身や他の経営者がマニュアルを通じて他者に落とし込むことで

新しいことにチャレンジする余裕が生まれる、的な角度でした。

一つ困るのがですね、私はマニュアル作成代行を食いぶちとしているので

勝手に自分で作られたら仕事が無くなってしまうのですよ、中田さん。

飯が食えん。

で、本音を申しますとマニュアルは業務を実際に行っている人が作るのが正解です。

正解も何もその人にしか作れるわけがない。

企業は一般的にトップに近づけば近づくほど現場の業務内容を知りませんから。

ただし、一定の規模を超える企業では業務を行っている人と経営層で

考え方が大きく変わって来ます。

失礼を承知で申し上げますと、現場で業務にあたっている人は経営目線を備えていません。

それに加えて、マニュアル作成に必要な時間と事務スキルを持っていません。

もちろんそうでない場合もあるとは思います。

じゃあどうぞご自身で作ってみてください、と私そっと身を引きます。

あまりに無謀な挑戦をすると経営方針が置き去りの作業手順マニュアルが出来上がります。

そうするとちょっとしたイレギュラー対応や繁忙時の優先順位に個人差が生じます。

挙句に生産性、作業効率に関する目標感も記載されない、もしくは作成者個人の感覚値が残ります。

そこでたいら選手、アップを始めました。

私の提案するマニュアルは、経営方針と密接に紐づいたマニュアルです。

①経営方針があって、②収入と費用に対する考え方が整理された上で、③マインド、詳細手順を記載

もちろん業種や業態によって①～③の比重は大きく異なってきます。

よく総じて「業務基準書」とか呼ばれたりもするのですが、

言葉に大きな意味は無いと思っているので「イケてるマニュアル」で良いかと。

ですのでご発注後の実際の私の動き方としては、あくまで基本ですけども

1.　経営層、もしくはそれに近しい方からマニュアル作成の意図、目的を明確にしていただく

2.　上記の①②を明文化してご確認いただく

3.　業務にあたっているスタッフからヒヤリング、オペレーションチェックで③を作成

4.　①～③をまとめて整合性と体裁を調整した後に経営層に最終チェックを依頼

といった流れになることが多いです。

①と③については部分的にでもすでに出来上がっている場合が多いのですが

そこを紐づける②であったり③のマインド部分が希薄なのでそこを大幅に肉付けします。

そんなに簡単な作業ではないですし、

私だけで中身すべてを作成できるわけではないのでご負担をお願いする部分もあります。

ですが多岐にわたる規模、業種でのマニュアル作成の経験を通じて

より実用的で、形骸化しない、目的に沿った成果物の納品をお約束します。

でわでわ

こんにちわたいらです。

今からごくごく当たり前のことを書きます。

管理職ならずともなにかしらの役職についている方なら

必ず知っておかなければならない「予算」と「実績」の管理、考え方。

あくまで基本の総論ですので細かいツッコミどころは出てくるでしょうし

理由があって少し異なった管理手法を取っている企業もあろうかと思います。

ズレているのかズラしているのか、いずれにせよ理由は知っておくべきかと。

なんでこんなこと書くの？って話なんですが

現場の方や現場出身の管理職の方にあまりに認識が間違っていたり

甘かったりというケースが多いので、まとめておきたかったんです。

ですので今回の内容は経営サイドにいる方にとっては至極当然なんですが

そうでない方に少しでも刺さる部分があったら、と筆を執っている次第でございます。

企業における予算とは収入、及び費用の必達目標です。

企業における実績とは収入、及び費用の着地数値です。

現場のトップが予算作成を実施し、それに基づいた数字を作るのが

最も健康的な企業の在り方です。

自分で立てた目標に向けて自分の責任で数字を作っていくわけですから。

とは言えお尻の数字、利益部分は決められていることが一般的です。

ここで料飲店舗A～Cを運営する会社があったとしましょう。

で、その会社は年間1,000万円の利益を出さなければならないとしましょう。

この1,000万について変更するのは無理です。叫ぶのは自由ですがただの騒音です。

会社本体とか、親会社とか、株主とかから降ってくる数字なので。

会社の上層部は考えるわけですよ。どう1,000万の利益をつくるか。

大体ちょっと無理目な数字になってることが多いですからね。

かといって初年度黒字の新規店舗を出すなんて魔法みたいなことはなかなかできないので

店舗Aに400万、店舗Bに300万、店舗Cに300万の利益を出してもらおう、と。

基本的には今年より来年、来年より再来年と予算は増えていくものなので

その時点で軽々と達成できそうな数字が下りてくることは少ないでしょう。

■店舗Aの優秀な責任者

400万かぁ・・今年より50万も利益積まないといけないのかぁ・・・

今年は収入実績はそれなりに成果だしているから収入積むのは厳しいか・・・

もっと細かい人件費コントロールをして、メニューの見直しで食材ロスを減らさねば！！

■店舗Bのハングリーな責任者

300万・・今年死ぬ気でやって250万だったのにまだ50万積めって言うのか！！

どううまく回っても280万までしか見えない。残り20万は会社に掛け合ってみよう。

■店舗Cの置物責任者

ん？300万？そもそも今年いくらか知らないし。

まぁ考えたところでどーしよーもない適当に数字日割りすっか。

私は店舗A,Bの責任者はどちらもアリだと思います。

そのくらい実態と乖離した予算が降ってきたかでとるべき行動も変わってくるでしょう。

店舗Aの責任者は自分で抱え込み過ぎてしまったり、

不健康な利益の捻出をしたりしがちなので、言われるがままというのもお勧めできませんが。

店舗Bの責任者が実は店舗Aよりも優秀だったりすることもあります。

それはちゃんと数字とロジックを組んだ上で会社に掛け合えるかにかかっています。

店舗Cの責任者は非常に会社からの期待値が低いと言わざるを得ません。

仮に現場がいくら忙しくても予算作成に携わっていないとしたら

店舗の責任者ではなくあくまで現場オペレーション上の責任者です。

はい、店舗Cの責任者みたいな人が世の中大半を占めています。

会社は店舗Cに対して「黙って首縦に振って実績数値も出してこい」と無茶なこと考えてます。

わざわざ予算を承服しない店舗責任者を育てる暇も理由もないわけです。

店舗責任者は自分で予算と実績の作成、管理ノウハウを学ばなければならないのです。

もちろん一人ではなく、会社側や他の店舗責任者にいろいろ聞いてみるのも大事ですが。

予算を認識、把握せずどうやって実績を管理するんですか？

発注やシフトコントロール、販促策の最終決裁権を持っているのは店舗責任者でしょう？

お財布の大きさを他人に任せておいていいんですか？

もちろん会社だから異動もありますしこれだけ移り変わりが激しい世の中ですから、

予算未達になることだってたくさんありますよ。

その時はその時！なぜ未達だったのかをしっかりと分析し、

どうやって未達分を今後回収するのかの策を練れば良いのです。

言うほど簡単ではないですけどね・・・

一番言いたかったこと。

店舗責任者は予算から見た実績数値を求められる役職です。

予算確定前にきちんと中身を把握して然るべき認識と行動をとりましょう！！

でわでわ